Co sprawia, że warto założyć certyfikat kwalifikowany?
Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany
Internet oferuje w tych czasach sporo różnych możliwości, po przez niego da się wykonać wiele spraw, także urzędowych i administracyjnych. Do tego można głównie stosować dwa sposoby uwierzytelnienia tożsamości: osobisty profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany.
Obie te metody powstały w celu zastąpienia dotąd stosowanego podpisu własnoręcznego. Choć nie wypierają go na stałe, dla wielu osób korzystanie z elektronicznych wersji uwierzytelniania tożsamości jest bardziej komfortowe oraz redukuje wykorzystaną ilość czasu. Warto przypomnieć, że troska o pozytywny wynik spraw m.in. urzędowych z reguły wiąże się z składaniem wniosków. Wykorzystanie elektronicznych wariantów pozwala na zmniejszenie czasu, który do tej pory należało przeznaczyć, aby dojechać do urzędu, zwykle także wyczekać w kolejce, a dopiero potem sfinalizować potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu oraz elektronicznemu certyfikatowi kwalifikowanemu, te same sprawy da się załatwić bez wychodzenia z biura lub mieszkania.
Na co warto się zdecydować? Profil zaufany czy e-podpis kwalifikowany?
Na początek warto zauważyć, że certyfikat kwalifikowany zapewnia więcej możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a certyfikatem kwalifikowanym warto na początek pomyśleć, do czego będziemy go używać. Profil zaufany posłuży tylko w celu zatwierdzania dokumentów urzędowych na przykład do kontaktu z ePUAP, ZUS oraz CEIDG. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany ma jednak większe funkcje, co sprawia, że spora część właścicieli firm decyduje się właśnie na niego. Osobisty elektroniczny podpis jest wszechstronny i uwierzytelnia każdy plik, który można było dotąd podpisywać ręcznie. Zgodnie z tym oprócz spraw urzędowo-administracyjnych przez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować także na przykład e-malie, umowy lub kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.
Dużą różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a certyfikatem kwalifikowanym jest to, że profil jest całkowicie bezpłatny, z kolei za elektroniczny podpis należy zapłacić. Patrząc jednak na jego większe zastosowanie, warto rozważyć zakup. Podpis będzie ważny na okres 1 roku, 2 lat lub 3 lat, ale da się go bez problemu reaktywować. Profil zaufany także ma swój odnawialny termin ważności do 3 lat.
Jeśli dana osoba potrzebuje tylko kontaktu z administracją i urzędem, profil zaufany okaże się absolutnie wystarczający. Z kolei e-podpis kwalifikowany okazuje się normą w biznesie. Pomimo kosztów – stosunkowo niewielkich, dzieląc kwotę na cały czas aktywności podpisu – jego zastosowanie jest tak przydatne, że w co raz większej ilości firm stanowi bazę sprawnego działania . Dlatego, że elektroniczny podpis kwalifikowany tworzony w oparciu nowoczesnych rozwiązań technologicznych, zapewniających sprawdzone bezpieczeństwo.
Korzyści uzyskania podpisu kwalifikowanego
Oprócz tego samego zastosowania, jakie oferuje profil zaufany, e-podpis umożliwia także sygnowanie wielu innych dokumentów. Dla przykładu stosując osobisty e-podpis np. można podpisywać oraz generować deklaracje i sprawozdania do KRS oraz w systemie Płatnik, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, zawierać umowy na odległość lub uczestniczyć w aukcjach i przetargach online. Obok tego umożliwia podpisywanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany służy podpisywaniu wszystkich ważnych dokumentów oraz ma tę samą prawną moc co odręczny podpis.
Jak zdobyć osobisty e-podpis?
Podpisy elektroniczne sprzedawane są przez dostawców certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Pośród szczególnie popularnych jest certyfikat kwalifikowany Eurocert. Aby zdobyć podpis elektroniczny należy wykupić w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert pakiet zawierający potrzeby sprzęt oraz oprogramowanie, przy okazji określając, jak długo okres ważności certyfikat będzie nam użyteczny. Po odbiorze pakietu, należy zainstalować oprogramowanie do obsługi podpisu na wybranym sprzęcie, po czym udać się do siedziby punktu sprzedaży, gdzie odpowiedzialny pracownik zweryfikuje dane osobowe nabywcy. Tylko to sprawi, że e-podpis kwalifikowany stanie się aktywny oraz dobry do użycia. Spotkanie w siedzibie zabierze więcej czasu niż 15-20 minut i należy na nie przygotować dokument tożsamości oraz potwierdzenie zakupu certyfikatu kwalifikowanego.
Jak używać certyfikatu kwalifikowanego?
Od momentu instalacji programu na komputerze oraz aktywacji certyfikatu kwalifikowanego, przez potwierdzenie tożsamości, można używać podpisu do woli. Sama obsługa programu nie powinna stanowić najmniejszego kłopotu. Trzeba włączyć czytnik, włożyć kartę, a potem przez oprogramowanie widoczną funkcją „podpisz” wstawić na przygotowany plik elektroniczną sygnaturę, posługując się wskazanymi możliwościami formatu.
Choć osobisty e-podpis używany jest często między przedsiębiorstwami, jest on również dostępny dla osób prywatnych. Taki e-podpis zagwarantuje pełne bezpieczeństwo oraz poprawność dokumentów podpisanych z firmami, urzędami czy osobami prywatnymi.